Publicerad 2021-10-29

Storstockholms brandförsvar söker dokumentcontroller

Vi söker dig som vill vara med och skapa trygghet för 1,4 miljoner storstockholmare. Är du initiativtagande med hög kvalitetsmedvetenhet och god samarbetsförmåga? Har du erfarenhet från centralregistratur i offentlig förvaltning och GDPR-arbete? Då kanske detta är jobbet för dig.

Din roll

Tjänsten som dokumentcontroller tillhör avdelningen styrning och analys, som ansvarar för följsamheten gentemot gällande regelverk och för intern ledning, styrning, analys och utveckling av våra interna styrprocesser. Avdelningen samordnar arbetet med verksamhetsuppföljning i samarbete med avdelningens verksamhetsstöd.

Registraturfunktionen består i dagsläget av en ordinarie registrator och förstärks med en inhyrd registratorskonsult. Arbetet sker i nära samarbete med arkivarie och informationssäkerhetsstrateg tillika funktionsansvarig.

Dokumentcontroller är en ny roll hos Storstockholms brandförsvar. Vi förväntar oss att du är ett stöd i och tar en aktiv del av utvecklingsarbetet inom informationshanteringsområdet som precis har påbörjats i organisationen. I rollen som dokumentcontroller kommer du ta fram, följa upp och revidera befintliga och nya rutiner och arbetssätt. Handläggarstöd i god ärende- och dokumenthantering är en naturlig del i detta.

Arbetsuppgifterna innefattar också traditionellt registratorsarbete med posthantering och registrering av inkommande e-post, både öppna och sekretessreglerade handlingar. I arbetet ingår även att avsluta ärenden, administrera pappersakter i närarkivet samt att göra sekretessbedömningar och utlämnanden av allmänna handlingar.

SSBF förbereder en upphandling av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem, varför utbildning och support till medarbetare vid behov också kommer att bli centrala i tjänsten längre fram. Systemägarskapet och förvaltningsansvaret ligger dock inte på registratorsfunktionen.

I tjänsten ingår också det lokala dataskyddsansvaret. Som stöd i arbetet har SSBF ett externt dataskyddsombud.

Innehållet i tjänsten kan till viss del komma att förändras över tid, utifrån nya krav och tillkommande uppgifter för funktionen.

Vem är du?

Vi söker dig med relevant högskoleutbildning och erfarenhet från centralregistratur såväl som arbete med GDPR-frågor. Vi ser att du är initiativtagande och självgående, tar ansvar för din uppgift och uppnår resultat. Arbetet sker nära andra verksamhetsfunktioner och du har en god samarbetsförmåga och en förståelse för hur människor tar till sig kunskap. Vidare är du kvalitetsmedveten och förstår din roll samtidigt som du tar hänsyn till det större perspektivet och verksamhetens bästa. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Krav

  • Högskoleutbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för arbetsuppgifterna.
  • Erfarenhet av arbete vid centralregistratur hos offentlig förvaltning.
  • Erfarenhet av GDPR-arbete.
  • Kunskap om de lagar och förordningar som styr registrering och utlämnande av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning.
  • Goda kunskaper i svenska är en nödvändighet då vår myndighetsutövning nästan enbart sker på svenska.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att du kommer att genomgå en säkerhetsprövning. Säkerhetsprövningen omfattar bakgrundskontroll och säkerhetssamtal som genomförs av SSBF anlitad extern part samt en registerkontroll hos säkerhetspolisen.

Meriterande

Utbildning inom GDPR-området är meriterande, liksom erfarenhet av upphandling och implementering av dokument- och ärendehanteringssystem.

Villkor

  • Anställningsform: heltid tillsvidare
  • Tillträde enligt överenskommelse
  • Anställningsvillkoren regleras enligt Allmänna bestämmelser, AB

Vilka är vi?

Storstockholms brandförsvar är ett kommunalförbund där tio kommuner samarbetar; Danderyd, Lidingö, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Täby, Vallentuna, Vaxholm, Värmdö och Österåker. Förbundets ledning och stödfunktioner finns på Johannes brandstation i centrala Stockholm.

Storstockholms brandförsvar svarar för 1,4 miljoner människors trygghet. Genom samarbetsavtal svarar vi för larm och ledning av räddningsinsatser i totalt 25 kommuner i Uppland, Västmanland, delar av Södermanland och på Gotland.

Vi erbjuder

Storstockholms brandförsvar erbjuder en respektfull, öppen, professionell och pålitlig kultur där gemenskapen är stark. Alla våra medarbetare bidrar till att skapa ett tryggare samhälle. Vi vågar prova nya idéer och att ändra och utveckla efter hand. Alla medarbetare omfattas av kollektivavtal vilket innebär en trygghet för dig. Vi erbjuder också goda möjligheter till träning och friskvård på arbetstid.

Ansökan

Skriv och berätta vad det är som gör just dig lämplig till tjänsten som dokumentcontroller och hur du kan bidra till vår verksamhet.

Du ansöker genom att klicka på knappen "Ansök" i menyn till höger. Fyll i dina kontaktuppgifter och ladda upp ditt personliga brev och ditt CV. Senast den 21 november 2021 vill vi ha din ansökan. Diarienummer för den utlysta tjänsten är: 211-997/2021.

Du kommer att få ett e-postmeddelande att vi mottagit din ansökan. Vi kontaktar dem som är aktuella för intervju.

Frågor

Om du har frågor är du välkommen att kontakta Anna Karin Gidlund, senior handläggare, telefon 08-454 87 23 eller e-post: annakarin.gidlund@ssbf.brand.se.

Fackliga företrädare

Kontakta vår växel, telefon 08-454 87 00, för namn och kontaktuppgifter till fackliga företrädare.